Jakarta – Meskipun terlihat sederhana, proses reimbursement dapat mempengaruhi kelancaran arus kas perusahaan dan kepuasan kerja karyawan. Sebab, reimbursement sudah menjadi bagian dari kegiatan operasional perusahaan dan karyawannya.
Sebagai informasi, reimbursement merupakan proses pengembalian dana pribadi yang telah dikeluarkan karyawan untuk menutupi keperluan kantor atau pekerjaan, seperti biaya taksi online saat pergi ke pertemuan bisnis. Setelah pengeluaran tersebut dilakukan, karyawan biasanya akan mengajukan reimbursement dengan menyertakan bukti pembayaran ke perusahaan.
Chief Business Officer Mekari Jansen Jumino menjelaskan layanan Mekari Expense sebagai solusi pengelolaan pengeluaran bisnis. Meskipun terlihat sederhana, reimbursement memiliki beban administratif dan keuangan yang ditanggung perusahaan untuk memprosesnya.
“Bagi karyawan, reimbursement juga tidak boleh dianggap remeh. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan sistem dan proses reimbursement yang efisien untuk kelancaran administratif dan operasional,” kata Jansen, dikutip pada Jumat, 1 Maret 2024.
Dia juga menjelaskan bahwa tren terkait pola reimbursement karyawan memberikan pandangan menarik bagi perusahaan tentang cara mengelolanya dengan baik.
“Data dari Mekari Expense selama semester II tahun lalu menunjukkan bahwa perusahaan segala ukuran sibuk dengan reimbursement. Bahkan, kategori UMKM secara keseluruhan memproses lebih dari ribuan transaksi per bulan, sebuah volume yang serupa dengan kategori perusahaan besar dan enterprise,” ujarnya.
Dia juga menguraikan pola reimbursement perusahaan dan karyawan lainnya. Berikut adalah empat hal penting yang perlu diperhatikan:
1. Pengeluaran transportasi
Pengeluaran untuk transportasi menjadi kategori reimbursement yang paling sering diajukan, mengingat tingginya mobilitas kerja di era hybrid work. Hingga 30 persen dari jenis reimbursement menutupi pengeluaran kendaraan, bensin, parkir, dan service. Kategori kedua terbesar adalah peralatan dan pengiriman (15 persen), seperti alat tulis kantor (ATK) dan kurir, diikuti oleh akomodasi, seperti sewa hotel saat perjalanan dinas.
2. Biaya cari cuan
Tim sales dan commercial adalah divisi yang paling sering mengajukan reimbursement karena sering mengunjungi pelanggan dan mitra bisnis. Sebanyak 40 persen dari pengajuan reimbursement berasal dari tim tersebut, diikuti oleh tim operasional dan produk (18 persen) yang acap kali mengecek langsung keadaan pasar. Tim engineering dan lapangan (16%) yang juga biasa terjun ke lapangan berada di posisi ketiga.
3. Proses sepekan
Data menunjukkan bahwa 42 persen perusahaan membutuhkan hingga 7 hari untuk memproses reimbursement, sedangkan yang lain membutuhkan 8-14 hari (37 persen) dan 15-21 hari (21 persen). Semakin lancar perusahaan memproses pengajuan reimbursement, semakin cepat mereka mengembalikan uang ke karyawan. Untuk jadwal pembayaran, sebanyak 38 persen perusahaan membayar reimbursement sekali sebulan, umumnya bersamaan dengan gaji. Selain itu, sebanyak 25 persen perusahaan membayar secara mingguan dan 34 persen membayar secara harian.
4. Ketentuan waktu reimbursement
Berdasarkan data, sebanyak 83 persen karyawan mengajukan reimbursement dalam 7 hari setelah tanggal transaksi. Selain itu, karyawan aktif umumnya mengajukan reimbursement rata-rata 5 kali sebulan dengan rata-rata nilai total Rp 250 ribu.
Dengan adanya pola pengajuan dan pemrosesan reimbursement, perusahaan dapat merancang sistem yang teratur untuk mengelolanya dengan baik. Penggunaan teknologi seperti solusi pengelolaan keuangan bisnis juga dapat membantu perusahaan dalam menerapkan dan menjalankan sistem reimbursement. Solusi tersebut memungkinkan karyawan mengajukan reimbursement beserta bukti transaksi dengan mudah melalui aplikasi yang terhubung ke payroll dan keuangan.
“Dengan demikian, pengajuan reimbursement tidak hanya tercatat dengan rapi, tetapi juga diproses secara transparan karena semua pihak dapat melihat sejauh mana reimbursement sudah ditangani. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan solusi untuk kemudahan dan efisiensi dalam menangani reimbursement,” tutup Jansen.
